Quem nunca fez uma lista de compras para não se esquecer do que tem de comprar quando chegar ao supermercado? E quem nunca se esqueceu da lista em casa e acabou mesmo por se esquecer de tirar um ou dois itens essenciais das prateleiras? Fazer listas é uma prática que está enraizada no nosso dia-a-dia.

De seguida, passamos a descrever os vários tipos de checklist e as vantagens a retirar da utilização de cada um.

Checklist Pessoal

Fazer uma checklist pessoal é uma boa forma de começar a ser mais organizado. Pode organizar a checklist como preferir: colocando as tarefas diárias, semanais, mensais, por ordem de prioridade, etc.

Lembre-se que a checklist deve ter algum nível de adaptabilidade. Ou seja, a qualquer momento podem surgir tarefas inesperadas mais urgentes que as que tinha incluído anteriormente na sua lista de tarefas. Por exemplo, preparar uma reunião marcada em cima da hora pode ter de passar à frente de todas as outras tarefas que tinha antes, e não há problema.

Se tem um cargo de gestão, deve incentivar os seus funcionários a utilizar também checklists para as suas tarefas.

Checklist de Projeto

Cada projeto deve ter a sua própria lista de tarefas, podendo ser adaptada consoante o tipo de projeto. A checklist irá ajudar a garantir que nenhum passo é esquecido e todas as tarefas são realizadas antes da finalização do projeto. Deve reforçar a importância da utilização da checklist junto de todos os intervenientes no projeto, responsabilizando-os pelo preenchimento das mesmas.

Checklists de Prioridade

As checklists de Prioridade acabam por ser listas de tarefas normais mas têm a componente da prioridade muito mais presente. Por uma questão de lógica, as tarefas que estão no topo da lista são as mais urgentes e as últimas as menos. Este tipo de checklist promove um maior sentido de responsabilidade em todos os envolvidos. As checklists de prioridade são especialmente relevantes em projetos com prazos rigorosos, podendo inclusivamente ter a indicação do prazo limite para a conclusão de cada tarefa do projeto.

As checklists são cruciais para identificar os recursos necessários para concluir um projeto e manter a organização de que tanto beneficia o nosso trabalho. São também excelentes recursos para quando somos bombardeados com muitas tarefas em simultâneo. Ao manter uma lista organizada de tarefas para concluir e prioridades a ter em conta, o fluxo de trabalho será muito mais fácil de gerir.